Ruzie op de afdeling: hoe krijg ik het weer rustig?

Je bekijkt nu Ruzie op de afdeling: hoe krijg ik het weer rustig?

“Als hij niet opstapt dan stappen wij op!!”

Deze kreet kwam van een groep BOA’s die helemaal klaar waren met hun directe manager. Na ruzies op de afdeling zagen ze het echt niet meer met hem zitten. De enige uitweg die zij zagen was een escalatie naar het hogere management.

Deze situatie speelde al langer en de teamleidster waaraan de manager rapporteerde zag dat de situatie verder dreigde te verslechteren. Omdat zij wist dat een externe partij effectiever zou kunnen ingrijpen belde zij mij met een acute hulpvraag voor een interventie.

Een snelle interventie was noodzakelijk

De volgende dag kreeg ik meer informatie over dit conflict. Hieruit begreep ik dat beide partijen de communicatie nu helemaal hadden gestaakt, vooral door een gebrek aan vertrouwen.

De betreffende manager was doorgegroeid in zijn functie. Hij gaf nu leiding aan de BOA’s waar hij zelf eerst onderdeel van was. Daarnaast werd van hem verwacht dat hij ook nog steeds de straat op ging. In de loop van de tijd deed hij dat echter steeds minder. Hij begon het team van BOA’s meer en meer te micro-managen en nam steeds meer afstand van zijn medewerkers. Gesprekken met elkaar leidde steeds vaker tot conflicten en ruzies op de afdeling. Het gevolg was dat de BOA’s hem steeds minder informatie gaven, en zijn vragen en opdrachten niet meer beantwoorden. De situatie was echt onwerkbaar geworden.

In de voorbespreking vroeg ik de teamleidster ook hoe de BOA’s beoordeeld werden door de inwoners van de gemeente. Het bleek dat zij als team een hele hoge beoordeling kregen. Dit kwam met name omdat zij goed konden luisteren, vriendelijk en inlevend waren en vooral waarschuwingen gaven in plaats van bekeuringen uitdelen.

We spraken af om nog diezelfde week een bijeenkomst met het hele team te beleggen. Hierbij zouden we ieders standpunten aanhoren en zoeken naar een oplossing die voor alle partijen werkzaam en acceptabel zou zijn.

Een einde maken aan de conflicten: de interventie

Ik begon de bijeenkomst door de BOA’s een oprecht compliment te geven. Ik maakte daarbij ook een vergelijking met andere gemeentes waar de BOA’s veel slechter werden beoordeeld.

Op de vraag “Wat doen jullie eigenlijk om zo’n mooie beoordeling te krijgen?” gaf het team van BOA’s precies aan wat ze zo goed deden in hun communicatie met de inwoners: goed luisteren, inlevend zijn, anticiperen en zaken bespreekbaar maken.

“Waarom doen jullie dat dan niet intern, naar jullie eigen manager?”

Hierna viel het even stil. Het team realiseerde zich dat zij bij hun interne communicatie inderdaad niet de vaardigheden gebruikten die ze bij de contacten met  de inwoners van de gemeente wel toepasten. In het gesprek daarna kwamen er vele issues en verwijten op tafel die nooit goed uitgesproken waren.

Door vooraf goed af te spreken wat de regels waren in het gesprek verliep de bijeenkomst goed en gecontroleerd. Iedereen behandelde elkaar met respect en bleek in staat te zijn om echt te luisteren naar de ander.

Na het bespreekbaar maken van alle pijnpunten en de (voor)oordelen zag de manager in dat hij meer in zijn kracht zou kunnen staan als hij op een andere manier zou samenwerken en leidinggeven. De BOA’s gaven aan dat zij voortaan sneller en op een positievere wijze zouden aangeven waar en wanneer zaken verbeterd konden worden.

Was de interventie noodzakelijk?

Een interventie is vaak het uiterste middel om partijen weer bij elkaar te brengen. In dit geval zou zonder deze interventie het probleem volledig geëscaleerd zijn met belangrijke gevolgen voor de gemeente. Gevolgen die nog weken of maanden zouden kunnen aanhouden.

Dank zij de snelle inzet van de Coach van de Zaak en een beperkte investering van de opdrachtgever van in totaal slechts 5 uur (oftewel 10 C-miles) zat het hele team in 1 middag weer volledig op dezelfde golflengte. Hiermee kwam een einde aan ruzies op de afdeling en kon iedereen weer met elkaar door 1 deur!

Waarom een externe partij als CoachvandeZaak?

Bij een interventie of mediation kan een buitenstaander, zoals in dit geval CoachvandeZaak, gemakkelijker objectief kijken naar de situatie. Zij kunnen deze beoordelen zonder vooroordelen en zonder de ‘ballast’ van de interne cultuur. Zij kunnen naar beide partijen luisteren zonder emotionele betrokkenheid, en worden makkelijker geaccepteerd door alle betrokkenen.

Helemaal makkelijk is het als een organisatie een abonnement heeft op een Coach van de Zaak. Er is dan geen langdurig beslissingstraject nodig, waardoor problemen opgelost kunnen worden voordat ze escaleren.

CoachvandeZaak ondersteunt leidinggevenden en hun teams met directe, effectieve coaching. Samen met jouw CoachvandeZaak kom je tot praktische oplossingen om issue’s op te pakken voordat ze uit de hand lopen. Wil je meer weten over CoachvandeZaak, of hoe het werkt? Neem vooral vrijblijvend contact op!

Lees ook: Onrust en onvrede op de werkvloer

Toon van Mierlo

Toon van Mierlo brengt mensen van Weten naar Doen! Klik hier voor alle artikelen van Toon of stuur een mailtje naar toon@coachvandezaak.nl